[[ 9 طرق لقضاء وقت أقل على الهاتف ]]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

9 طرق لقضاء وقت أقل على الهاتف

من كتاب :

181 بطاقة للتميز الإداري .

لمؤلفه :

علي حسين العجمي .


1 ـ حدد الموضوع الذي ستبحثه قبل إجراء المكالمة ، ابدأ مكالمتك بالموضوعات التي تود أن تتحدث فيها ، ولا تخرج عنها .

2 ـ قبل البدء في المكالمة الهاتفية لابد من الاطلاع على الموضوع الذي سيتم التحدث فيه ، يجب دراسة التقارير أو الرسائل المتعلقة بالموضوع قبل إجراء المكالمة الهاتفية ، تذكر أن أجهزة الفاكس تسمح للطرفين بتبادل المعلومات المكتوبة .

3 ـ عندما تتحدث مع من يحبون الثرثرة على الهاتف ، أبلغهم أن لديك وقتاً محدداً لهذه المكالمة ، ذكرهم عندما يقترب هذا الوقت من الانتهاء .

4 ـ حاول الانتهاء من الأحاديث الاجتماعية بأسرع وقت ممكن ، ثم انتقل للحديث عن العمل بأسرع ما يمكن .

5 ـ قف عندما تتكلم ، سوف تندهش كم سينجح هذا الأسلوب في توفير الوقت .

6 ـ لا تسمح للمحادثة أن تخرج عن الموضوع الذي أجريت من اجله ، إذا قام الشخص الذي تتحدث معه بالخروج عن الموضوع ، فقم أنت بتوجيه سؤال يضطر لإعطاء جواباً له علاقة بصلب الموضوع الذي هو قيد البحث .

7 ـ انه المكالمة بأسرع ما يمكن ، عندما تحقق المكالمة غرضها ، وإذا أدت المكالمة الغرض منها بأسرع مما كنت تتوقع ، فقاوم الإغراء بالثرثرة لملء باقي الوقت الذي كنت قد حددته لهذه المكالمة .

8 ـ إذا كان إنهاء المكالمة ضرورياً وأفضل ، قم بإنهاء المكالمة وأنت تتكلم بصوت مرتفع ، وحازم وأنت تقول بلطف : " أشكرك على المكالمة " .

9 ــ فوض الآخرين ــ بحذر ــ أن يقوموا بإجراءالمكالمات الهاتفية ، والرد عليها نيابة عنك ، إن الخطورة في ذلك ، أن الشخص الذي على الطرف الآخر من الخط قد يشعر بخيبة الأمل ، أوالإهانة ، عندما يسمع صوتاً غير صوتك على الهاتف ، لذلك يجب أن لا يكون تفويضك هنا عشوائياً ويجب أن لا تفعل ذلك إلا إذا لم يكن لديك الكثير من الخيارات